Comment organiser un EVJF ??

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EVJF…. Ces quelques lettres résonnent à nos oreilles lorsque la trentaine approche… Mais qu’est ce que cela peut bien signifier..???

Enterrement de Vie de Jeune Fille E-VI-DE-MMENT !!

Petit point définition par notre cher Wikipédia :

« L’enterrement de vie de célibataire est une tradition prénuptiale occidentale qui consiste à faire profiter le célibataire de tous les plaisirs que son prochain engagement de fidélité et, plus largement, sa vie de couple, rendra difficiles voire interdits. »

Si nous prenons Monsieur Wikipédia au mot, cet EVJF se définirait en 2 mots par: Luxure et Débauche… Heureusement et je vous rassure, cela ne va pas de soi dans la majorité des cas et nous pouvons interpréter cette définition à notre manière…!

Les maîtres mots d’un EVJF réussi seraient plutôt, à mon sens : Plaisir, Partage et Fiesta !

Vous qui me lisez vous êtes certainement en train de vous arracher les cheveux en vous demandant par quoi commencer, que faire, à quel moment, quel timing, quel budget et j’en passe… Alors pour faire de cet événement une réussite, je vous donne mes conseils, les différentes étapes à suivre et à ne pas zapper 😉

Étape n°1: Inviter les meilleures amies de la future mariée

La première étape pour l’organisation d’un EVJF est l’invitation des amies de la future mariée. En tant que témoin, on lui demande alors la liste de ses invitées 4 mois à 6 mois à l’avance avec les numéros de téléphone et les adresses mail, afin d’avoir le temps de tout organiser. On lui propose aussi de sélectionner 3 week-ends pendant lesquels elle sera susceptible d’être libre (pour ne pas dire sûre et certaine à 100% !!!).

Il est mieux de savoir qu’au-delà de 15 personnes, il sera plus difficile d’organiser l’EVJF et que tout vous prendra plus de temps et d’énergie! Selon moi, une liste de 12 noms au maximum est bien, sachant qu’il se peut que quelques unes ne puissent pas venir.

Étape n°2: Définir la date, le lieu, le budget et les activités principales

Ça y est, vous avez la fameuse liste de noms, vous pouvez dès à présent utiliser Facebook par exemple pour créer un groupe « Secret » et inviter toutes les participantes. Ce groupe vous servira tout au long de l’organisation de l’évènement, pour donner des infos (mais pas trop… cf. Conseil n°1).

Maintenant, il vous reste à définir une date, un lieu, un budget qui convienne à tout le monde ainsi que de commencer à penser à des activités qui feraient plaisir à la principale intéressée. Pour cela, rien de plus simple qu’un formulaire via Google Form, qui vous permet de créer un ligne des formulaires de qualité, dont le lien est à envoyer aux participantes (et non à la future mariée!!). Les résultats sont récupérables sous forme d’un tableau Excel.

–> un exemple ici <–

Le but est de mettre en ligne un questionnaire pour « débroussailler » ce début d’organisation, voir si tout le monde est sur la même longueur d’onde, ou s’il y en a qui débarquent d’une autre planète, et se mettre d’accord sur les grandes lignes.

Conseil n°1: Informer les invitées… Mais pas trop !

Le but est de leur donner de la visibilité sur le week-end dans sa globalité: la date, le lieu et la ou les activités principales. Pour la suite, cela reste entre les témoins. Cela vous évitera de partir dans des débats entre une dizaine de personnes qui ne sont pas d’accord, ce qui vous fera perdre du temps et de l’énergie ! Alors pour ne pas vous arracher les cheveux, voire les cheveux des autres, gardez les informations dans le cercle très fermé des témoins ;).

Étape n°3: Définir les rôles de chaque témoin

Voilà, les invitées ont toutes rempli le questionnaire, vous vous êtes mis d’accord sur le week-end à réserver, le lieu, un budget et certaines activités qui feraient plaisir à la mariée.

Il vient maintenant le temps de se séparer les rôles entre témoins. Le but est que chacune se sente à l’aise dans les tâches qu’elle aura à effectuer pour qu’elle les fasse avec plaisir. Aussi, il est bien de prévoir des rôles assez équilibrés pour chacune.

Mon conseil est de répartir les rôles selon 3 pôles (si vous êtes + de 3 témoins, vous pouvez vous répartir dans chaque pôle, si vous êtes – de 3, vous pouvez réunir les pôles 2 et 3):

  1. Logistique du week-end: le témoin qui s’occupe de cette partie est celle qui est à l’aise avec les tâches d’organisation. Elle fait le planning du week-end et tâchera le jour J à bien respecter les horaires afin que tout se déroule sans encombres. Elle s’occupe des parties logement (réservation), restauration (réservation, courses), veille à respecter le budget fixé et se coordonne avec la personne en charge des activités.
  2. Activités et fil rouge: il s’agit ici de réserver toutes les activités du week-end, de prévoir un fil rouge en fonction du thème de l’EVJF et/ou du mariage. Par exemple, le mariage est sur le thème « Les voyages », faire un fil rouge de manière à faire voyager la mariée durant le week-end (restaurants à thèmes, activités en lien avec le voyage comme faire un hammam, un karaoké japonais etc.). La personne ayant cette charge devra anticiper un minimum, être créatif et aimer l’aventure :).
  3. Goodies et déguisements: sûrement la partie la plus fun mais qui demande beaucoup d’anticipation! Vous ne pouvez pas vous mettre à commander des Tote bag une semaine avant l’évènement :)… Le témoin doit être quelqu’un de créatif et qui sait prendre de l’avance !

Conseil n°2: De pas prévoir de timing trop serré

Laissez des champs libres entre les activités pour ne pas avoir à courir après le temps. N’oubliez pas que vous serez un groupe de filles ce week-end là… 😉

Conseil n°3: Un budget bien géré… Des invitées soulagées!

Le budget prend de l’importance dans l’organisation d’un EVJF. Il faut régulièrement calculer les frais, pour rester au maximum dans le budget prévu au départ. Si vous pensez que vous allez le dépasser, surtout prévenez les invitées pour éviter les mauvaises surprises. Une super application existe pour les dépenses de groupes et les remboursements: c’est Tricount! Avec cette application, vous saurez exactement les dépenses de chacune, et pour les filles nulles en calcul mental, l’appli calcule qui doit rembourser qui ! Suuupeeeer !!!!

Étape n°4: Gérer les priorités

Maintenant que les tâches sont réparties, chacune établit la liste de ses priorités.

Pôle n°1: elle va en priorité réserver les transports (avion, train, co-voiturage) et le logement.

Pour les transports en avion, je vous conseille le site Skyscanner qui est un comparateur de vols. Pour ce qui est du logement, les sites les plus simples sont AirBnB et Booking ! Pour les petits budgets, vous pouvez penser à réserver dans des auberges de jeunesse, il y en a pour tous les goûts et on peut réserver une chambre à plusieurs si on s’y prend à l’avance !

Pôle n°2: elle se charge de réserver les activités (escape game, hammam…) tout en respectant le fil rouge du week-end.

Pôle n°3: elle définit avec les autres témoins les goodies pour le week-end (tote bag, tee-shirts, chapeaux…) et prend contact pour les faire rapidement.

Tout le reste pourra être géré après ces priorités. Le but ici est de ne pas se laisser submerger par tout ce qu’il reste à faire et de pouvoir réserver ce qu’il y a de mieux, en prenant le maximum d’avance!

Étape n°5: Penser aux « Petits trucs » qui font la différence

Vous avez tout réservé, tout bouclé… Pfiooouuuuu! Vous pouvez enfin souffler ! Vous avez les grandes lignes du week-end, le reste s’organisera quasiment tout seul, il faut quand même laisser de la place à la spontanéité ;).

N’oubliez pas les « Petits trucs » à destination de la future mariée qui feront qu’elle se souvienne de ce week-end exceptionnel en compagnie de ses meilleures amies! Elle a envie de se sentir entourée, aimée et chouchoutée… Et vous qui la connaissez par cœur êtes les mieux placées pour savoir ce qu’elle aimerait!

Les « Petits trucs » sont des choses très simples qui généreront de l’émotion et peuvent être par exemple:

  • Un diaporama photo de votre enfance/de vos années étudiantes
  • Une chanson écrite spécialement pour elle
  • Une carte sur laquelle vous avez toutes écrit des petits mots
  • Un livre photo de vos délires ensembles
  • Un petit discours
  • Des petits cadeaux de chacune d’entre vous (à moins de 5€) qui évoque un souvenir commun que vous avez avec elle
  • Une chorégraphie que vous ferez sur l’une de ses chansons préférées et que vous referez à son mariage
  • Une surprise rigolote comme par exemple les pains « zizi » que l’on trouve dans la boulangerie Legay choc du quartier du Marais à Paris 😉 .

Étape n°6: Maître mot du week-end: S’E-CLA-TER !

L’EVJF tant attendu est arrivé, on pense bien sûr à s’éclater et à être aux petits soins avec la personne au cœur de ce week-end: la future mariée !

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